Mon année 2022 en chiffres - partie 3

Les numéros de la série :

• Partie 1 - temps de travail globalisé
• Partie 2 - temps de travail par activité
• Partie 3 - dispersion mentale (vous êtes ici)

Vous l’avez noté en lisant ou parcourant l’article précédent, mener mon activité de consultant en solitaire a pour effet que je m’occupe de beaucoup de tâches diverses (des tâches techniques liées à mon expertise comme des tâches plus administratives par exemple). Cette variété des tâches a pour effet de changer de sujet d’occupation de mon cerveau plusieurs fois par jour et/ou d’augmenter ma charge mentale. L’idée du présent article est d’apporter des éléments chiffrés pour illustrer le découpage de ma journée de travail typique et ainsi donner une idée de la dispersion mentale induite.

Variété des tâches de ma journée type

Quelques statistiques sur le nombre de tâches, d’activités et de projets au cours d’une journée typique (je mets ici en lumière les valeurs médianes) :

Si vous vous posez la question de ce que représente pour moi la notion d’activité, jetez un œil au second article de la série dans lequel j’établis la liste de mes différentes catégories d’activités.

Ma journée type : pas facile à dessiner

On se doute que la réalité est bien plus complexe que ce qu’on peut esquisser avec des statistiques brutes minimalistes. Le graphique suivant donne sans doute une image plus fidèle de la variété de mes journées :

Comme évoqué dans le premier article de cette série d’articles, on se rend compte dans ce graphique que je prends relativement peu de jours de repos complet :

• une partie non négligeable de mes samedis et dimanches fait l’objet d’une activité professionnelle (même si cette activité est plutôt réduite) ;
• on ne voit pas clairement quand je prends des congés.

Cela montre assez clairement que ma journée typique souffre d’un biais induit par ces jours de repos dans lesquelles je glisse une ou deux tâches professionnelles. Si je devais refaire ces statistiques en me cantonnant aux journées normales de travail j’observerais sans doute des valeurs légèrement supérieures à celles affichées plus haut.

Durées des tâches

L’un de mes sujets de préoccupation lorsque je réfléchis à la manière dont je gère mon temps est le fait que je me laisse facilement happer par des micro-tâches qui nuisent à ma concentration lorsque je dois travailler sur des tâches complexes et longues. Cela me conduit naturellement à essayer de caractériser la répartition des tâches en fonction de leurs durées :

Un schéma simple apparaît : les tâches les plus courtes sont les plus nombreuses, dessinant ainsi une courbe plutôt régulière. Maintenant, ce graphique ne me permet pas de dire grand-chose quant à l’impact des micro-tâches sur le reste de mon travail. Au mieux on peut transformer ce graphique pour se faire une idée de la répartition du temps de travail cumulé passé sur les tâches en fonction de leurs durées :

On voit nettement un bloc important de tâches dont la durée est comprise entre 10 et 100 minutes.

Dispersion mentale trop élevée ?

Certaines de mes journées peuvent faire l’objet d’une multitude de sujets : jusqu’à 7 projets différents ou jusqu’à 21 tâches. J’estime que c’est nettement trop. Néanmoins, bien qu’au quotidien j’aie l’impression que mes journées soient très découpées, je constate avec ces graphiques que la situation n’est pas si mauvaise. La majorité de mon temps est passé sur des tâches dont la durée est raisonnable.

Il n’en reste pas moins que le fait de devoir passer rapidement d’une activité à une autre n’est pas optimal pour moi ni pour mes clients. D’ailleurs, la relation avec le client n’est peut-être pas étrangère à la dispersion mentale que je ressens. Dans ce domaine, j’identifie deux facteurs ayant un impact fort sur le découpage de mes journées :

• La nature du projet : je réalise quelques projets pour lesquels mes clients attendent de la réactivité et une certaine forme de versatililé. C’est sans doute en partie pour cela qu’ils me confient des projets. Je vais avoir du mal à lutter contre cela si je tiens à continuer à travailler sur ces projets ;
• L’organisation des échanges avec le client. Certains projets font l’objet de nombreux échanges de faible intensité sur des temps longs. C’est typiquement le cas lorsque je dois traiter des tickets d’incidents impliquant de nombreux acteurs à la fois côté maître d’ouvrage, prestataires et utilisateurs. Chaque commentaire dans un ticket peut faire l’objet d’une réponse écrite en 2 minutes mais nécessite de se replonger dans l’historique, d’attendre des heures ou des jours avant d’obtenir une clarification, une rectification, une réponse qui nécessitera elle-même de se replonger dans l’historique et de demander à nouveau une nouvelle réaction. Des sujets qui pourraient être traités de manière plus radicale (par exemple mobilisant les acteurs sur un temps court - en réunion par exemple) s’étalent souvent sur des semaines.

Mes résolutions : travailler avec mes clients pour mieux organiser mon temps de travail.